Een succesvolle kunsttentoonstelling revisited

Er komt natuurlijk heel wat bij kijken om zo'n tentoonstelling op poten te zetten.

Het begint bij de samenstelling van de kunstenaars. Bob, onze kunstkenner, maakt al vroeg in het jaar een shortlist van kunstenaars (wat automatisch inhoud dat er een paar mensen teleurgesteld zullen worden). Op die lijst staan ook een paar gallerijen waar we mee samenwerken om toch wat topwerken naar deze tentoonstelling te krijgen.

De volgende stap is de marketing van het ganse event. Dit jaar hebben we een ontwerp gemaakt om duidelijk onze locatie, de abdij van Grimbergen,  in beeld te brengen. De uitnodigingen moeten dan uitgestuurd worden en dat doen we op 3 verschillende niveaus: 

• een bus aan bus verdeling
• een persoonlijk brief aan welbepaalde adressen
• via e-mail

Op zo'n moment merk je dat de kruisbestuiving met je sociale doelen zijn nut heeft. Dit jaar jaar hebben we met één van onze doelen, het koninklijk instituut van Woluwe, een test project opgezet, waarbij de leerlingen van de administratieve klas van juf Hilde bij wijze van stage een 'live-e-mailing" hebben gedaan van onze uitnodigingen. De resultaten spreken voor zich. Bedankt Hilde en alle leerlingen van de office klas!

Nu alle administratieve zaken gebeurd zijn, kunnen we beginnen aan de 3-daagse zelf. De bestellingen van de catering worden geplaatst, de zalen en de gangen van de abdij worden leeg gemaakt, gordijnen en bestaande schilderijen worden verwijderd en op een veilige plek gezet en dan beginnen we aan het plaatsen van de kunstwerken. Hiervoor heeft Bob, na heel wat slapeloze nachten, de ideale plaats voorzien voor elk van de kunstenaars. De prijzen moeten op de kunstwerken worden geplaatst en de verschillende standjes voor de randverkoop worden opgezet. Voor deze dagen, net voor de tentoonstelling, komen al onze leden helpen, samen met nog wat die-hards die van wanten weten. Ook hen willen we bedanken voor de effort en vrije tijd die ze hierbij ingestoken hebben.

De dagen van de tentoonstelling zijn de taken duidelijk: verkopers om mensen te overtuigen "in the field" , ontvangers en inpakkers aan de kassa, champagne inschenken, bordjes gemengd rondbrengen, lachen, Grimbergen tappen, een gesprekje voeren om de werking van onze club uit te leggen, even uitrusten (maar niet te lang!), glazen en borden afruimen, afwassen & afdrogen, nieuwe kunstwerken bijhalen, een praatje maken met de aanwezige kunstenaars, en nog zoveel andere taken...

En dan zijn we zondag avond, 19 uur. We laten de onschuldige hand van de abt een winnares van de litho uit de doos halen. 

Door de goede organisatie tijdens de tentoonstelling moet er nu enkel nog opgeruimd worden, de kunstvoorwerpen die niet verkocht zijn, worden opgehaald, de gordijnen en bestaande schilderijen worden teruggehangen. Even met de borstel rondgaan en dan de tafels terugzetten. Nog een laatste check en dan gaat de deur van de abdij onherroepelijk dicht.

Gelukkig maar voor een jaar, want we kunnen nu al zeggen dat zij die dit gemist hebben (en zij die dit nog eens willen zien) verwacht worden op 16, 17 en 18 maart 2018 in de abdij van Grimbergen voor  onze 26ste kunsttentoonstelling. Men zegge het voort